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¿Qué es el Workflow?

Conocido por su traducción como Flujo de trabajo, se trata de una técnica que automatiza los procesos comunes dentro de una empresa o equipo laboral. Implementándolo se logran realizar las actividades o pasar la información de una manera sistemática o preestablecida. Sin embargo, el Workflow no es una técnica simple y conlleva varios análisis previos.

Además de lo que se debe considerar al momento de establecer los parámetros, también se debe tener en cuenta para qué se va a utilizar este flujo. Por ejemplo, si se utilizará para optimizar la producción o para mejorar los procesos administrativos, en cada caso es diferente.

¿Cómo funciona el Workflow?

Antes de pensar en implementar un Flujo de trabajo preestablecido, es importante que conozcamos muy bien nuestro tipo de empresa. ¿Por qué? Porque no tiene mucho sentido implementar un Workflow de producción en una empresa que no produce ningún tipo de producto.

Por ello, lo primero que debemos ver es a cual categoría pertenecerá el flujo. Si se trata de uno administrativo, se aplican parámetros para tareas repetitivas y sin una estructura definida. Si es productivo, las tareas suelen ser mucho más específicas y su estructura es concreta. Existe otra categoría entre estas, la del Workflow Ad hoc, donde los parámetros son flexibles y se modifican según las necesidades del equipo/empresa.

Una vez que sabemos a qué categoría pertenece el flujo que buscamos establecer; es importante que comencemos a analizar, paso a paso, varios datos. Lo primero será establecer los objetivos a los que queremos apuntar, para luego diseñar el plan, implementarlo con los involucrados y medir los resultados del mismo.

Ahora bien, al implementar un Workflow exitoso podremos ver varias ventajas: circulación optimizada de la información, toma de decisiones precisa, comunicación interna ágil, ahorro de tiempo, división definida de actividades, etc.

Dentro del Marketing digital, esta técnica se aplica con frecuencia en actividades relacionadas a la creación de Leads.

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